Email marketing per hotel: da ospite a cliente abituale

L’ospite che è stato bene da te è il cliente più facile da riportare. Conosce la struttura, si fida, ha bei ricordi. Eppure molte strutture, dopo il check-out, non lo sentono mai più. Ogni anno ricominciano da zero a cercare ospiti nuovi, pagando commissioni.

Perché l’email funziona ancora per gli hotel?

Perché è un canale tuo. Non dipende dall’algoritmo di un social né dalle regole di una piattaforma. Arriva a persone che ti conoscono, nel momento in cui decidi tu, e costa pochissimo per ogni invio. Per una struttura ricettiva è lo strumento principale per aumentare le prenotazioni dirette dagli ospiti di ritorno.

Qual è la sequenza legata al soggiorno?

Email 1 – Conferma (subito dopo la prenotazione)

Riepilogo chiaro della prenotazione, ringraziamento personale, cosa succede adesso. Tono caldo, firmato da una persona.

Email 2 – Pre-arrivo (7-10 giorni prima)

Come arrivare, orari di check-in, cosa portare, previsioni per la stagione. Possibilità di aggiungere servizi: cena, transfer, esperienze, late check-out. Suggerimenti sulla zona.

Email 3 – Il giorno prima

Breve: ti aspettiamo, ecco il numero da chiamare se sei in ritardo, ecco dove parcheggiare.

Email 4 – Durante il soggiorno (facoltativa)

Un messaggio breve il primo giorno: tutto bene? Ecco tre consigli per domani. Spesso funziona meglio via WhatsApp, se l’ospite ha dato il consenso.

Email 5 – Post-partenza (1-2 giorni dopo)

Ringraziamento, richiesta di recensione con link diretto, una foto o un ricordo del territorio. Nessuna offerta commerciale: non è il momento.

Email 6 – Il ricordo (2-3 mesi dopo)

Un messaggio che riporta alla vacanza: cosa succede ora in zona, la vendemmia, le feste, il mare d’inverno. E un vantaggio riservato per tornare, magari in un’altra stagione.

La sequenza delle email

1

ConfermaSubito dopo la prenotazione

2

Pre-arrivo7-10 giorni prima

3

Il giorno primaTi aspettiamo

4

DuranteFacoltativa

5

Post-partenzaGrazie e recensione

6

Il ricordo2-3 mesi dopo

Cosa scrivere nella newsletter agli ex ospiti?

Una newsletter ogni 4-6 settimane, breve, con tre elementi:

1. Una storia dal territorio: un produttore, una festa, un sentiero, un piatto.
2. Una novità della struttura: una camera rinnovata, un nuovo servizio, una persona della squadra.
3. Un motivo per prenotare: un’offerta riservata agli iscritti, le date della prossima stagione aperte in anteprima.

Scrivi come scriveresti a un ospite che conosci, non come un catalogo.

Qual è l’email più redditizia dell’anno?

L’offerta di prelazione prima della stagione, inviata agli ex ospiti tra gennaio e marzo: «prima di aprire le prenotazioni a tutti, le date di agosto sono riservate a chi è già stato da noi». Fa sentire l’ospite speciale, riempie le date migliori senza commissioni e dà una visione anticipata della stagione.

Quali regole rispettare?

• Consenso: per inviare comunicazioni promozionali serve il consenso esplicito, raccolto con una casella non preselezionata. Le email di servizio legate al soggiorno sono un’altra cosa.
• Disiscrizione facile in ogni email promozionale.
• Informativa privacy chiara su come usi i dati.
• Mittente riconoscibile: il nome della struttura o della persona, non un indirizzo anonimo.

Quali numeri controllare?

• Tasso di apertura e di clic per ogni invio.
• Prenotazioni generate da ogni campagna, misurate con link tracciati.
• Recensioni ottenute dopo l’email post-partenza.
• Numero di iscritti e disiscrizioni nel tempo.

Domande frequenti

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