Prenotazioni e WhatsApp: automatizzare i follow-up di un ristorante
Pubblicato il · aggiornato il · 4 min di lettura
Risposta rapida
Un ristorante può automatizzare via WhatsApp quattro messaggi: conferma della prenotazione, promemoria il giorno prima, ringraziamento con richiesta di recensione il giorno dopo e invito periodico per i clienti abituali. Riduce le mancate presentazioni, aumenta le recensioni e libera tempo. Le risposte alle domande fuori orario possono essere gestite con un assistente AI, con passaggio a una persona per i casi particolari.
In molti ristoranti sardi WhatsApp è già il canale principale: i clienti scrivono per prenotare, chiedere il menu, avvisare di un ritardo. Il problema è che tutto passa dal telefono del titolare, a qualsiasi ora. Automatizzare non significa diventare freddi: significa togliere i messaggi ripetitivi per avere tempo per quelli importanti.
Quali messaggi conviene automatizzare?
| Momento | Messaggio | Obiettivo |
|---|---|---|
| Subito dopo la prenotazione | Conferma con data, ora, numero di persone, come arrivare | Evitare errori e telefonate |
| Il giorno prima | Promemoria con possibilità di confermare o disdire | Ridurre le mancate presentazioni |
| Il giorno dopo | Ringraziamento e link diretto per la recensione | Aumentare le recensioni |
| Ogni 4-6 settimane | Invito a una serata, menu stagionale, novità (solo a chi ha dato il consenso) | Far tornare i clienti |
Come sono fatti i messaggi?
Brevi, personali, firmati. Qualche esempio da adattare:
Conferma
Ciao Marco, ti confermiamo il tavolo per 4 sabato 15 alle 20:30. Il parcheggio è sul retro. Se cambia qualcosa, rispondi pure qui. A presto! Francesco
Promemoria
Ciao Marco, ti aspettiamo domani alle 20:30. Rispondi OK per confermare, o scrivici se devi spostare: ci aiuti a dare il tavolo a qualcun altro. Grazie!
Dopo la cena
Grazie per essere stati da noi ieri sera! Se ti va di raccontare com’è andata, qui c’è il link diretto per la recensione: [link]. Per noi conta moltissimo. Francesco
Invito
Ciao Marco, venerdì 28 facciamo la serata dei culurgiones con i vini di una cantina della Trexenta. Posti limitati: rispondi qui per prenotare.
Come si gestiscono le domande fuori orario?
Le domande sono quasi sempre le stesse: siete aperti stasera? Avete il menu senza glutine? Si può venire con il cane? C’è parcheggio? Un assistente AI può rispondere a queste domande basandosi su un documento con le informazioni del locale, e passare la conversazione a una persona quando:
- la domanda non è nel documento;
- si tratta di gruppi, eventi privati o richieste speciali;
- il cliente è insoddisfatto;
- il cliente chiede di parlare con qualcuno.
Il cliente deve sapere che sta parlando con un sistema automatico, e deve poter raggiungere una persona facilmente.
Quali strumenti servono?
Due livelli:
- App WhatsApp Business (gratuita): risposte rapide salvate, messaggio di benvenuto, messaggio di assenza, catalogo, etichette. Adatta ai locali piccoli, ma l’invio resta manuale.
- Piattaforma WhatsApp Business (API): permette automazioni vere, collegamento al sistema di prenotazione e assistenti AI. I messaggi inviati di iniziativa dall’azienda richiedono modelli approvati e hanno un costo per messaggio.
Meta aggiorna spesso le regole e i prezzi della piattaforma, comprese quelle sull’uso di assistenti AI: vanno verificate al momento della configurazione.
Quali regole rispettare?
- Consenso: per i messaggi promozionali serve il consenso esplicito del cliente. Conferme e promemoria legati alla prenotazione sono messaggi di servizio.
- Frequenza: pochi messaggi, utili. Chi riceve troppo blocca il numero.
- Disiscrizione: ogni messaggio promozionale deve permettere di non ricevere più comunicazioni.
- Dati: raccogli solo ciò che serve e indicalo nell’informativa privacy.
Quali risultati aspettarsi?
I benefici più comuni sono meno tavoli vuoti per mancate presentazioni, più recensioni perché la richiesta arriva nel momento giusto con il link diretto, meno telefonate per domande ripetitive e una lista di clienti da invitare agli eventi. Misurali confrontando i mesi prima e dopo l’automazione.
Domande frequenti
I clienti non trovano fastidiosi i messaggi automatici?
Non se sono pochi, utili e scritti con il tono del locale. Una conferma chiara e un promemoria sono di solito apprezzati.
Serve un sistema di prenotazione online?
Aiuta molto, perché i messaggi partono in automatico da ogni prenotazione. Senza, si può partire con un foglio condiviso e un’automazione più semplice.
Quanto tempo serve per configurare tutto?
Per un flusso base con conferma, promemoria e recensione, di solito poche settimane comprese approvazione dei modelli e prove.
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